ระบบบัญชีสามมิติ
ความเป็นมา ฯ
ทำไมเรียกบัญชี 3 มิติ
เกณฑ์พึงรับพึงจ่าย
ระบบกระจาย-ข้อมูลรวม
ดำเนินการพัฒนาระบบ
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
   
   
มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์มีนโยบายมุ่งมั่นที่จะนำพามหาวิทยาลัยก้าวสู่การเป็นมหาวิทยาลัยที่ใช้อิเล็กทรอนิกส์อย่างเต็มรูปแบบ หรือที่เรียกว่า e-University โดยมีการวางมิติการพัฒนาบนพื้นฐานความพร้อมของโครงสร้างพื้นฐานแล้วห้ามิติ ซึ่งได้แก่ e-Academic e-Research e-Service e-MIS และ e-Government
ภายใต้มิติของ e-MIS นั้น การพัฒนามีความมุ่งมั่นที่จะให้ระบบงานบริหารของมหาวิทยาลัยใช้เทคโนโลยีสารสนเทศอย่างเต็มรูปแบบ เช่นการดำเนินงานในสำนักงานที่เกี่ยวข้องกับเอกสารจะเน้นการเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่เรียกว่า e-Office ระบบงานข้อมูลบุคคลของมหาวิทยาลัยแบบออนไลน์ e-PIS Personal Information System การลงทะเบียนของนิสิตและข้อมูลนิสิตในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ e-SIS Student Information System นอกจากนี้ยังเน้นในเรื่องการจัดทำฐานข้อมูลปฏิบัติงานอีกหลายอย่างเช่น ข้อมูลตารางสอน ข้อมูลหลักสูตร เป็นต้น
การก้าวสู่ e-MIS ของมหาวิทยาลัยภายใต้มิตินี้ต้องให้ความสำคัญของข้อมูลการเงินและบัญชี และนี่เองเป็นที่มาของการปฏิรูปครั้งใหญ่ที่จะเปลี่ยนระบบบัญชีของมหาวิทยาลัย ในรูปบัญชีระบบใหม่ที่เรียกกันสั้นๆว่า บัญชีสามมิติ
 ทำไมเรียกบัญชีสามมิติ                   
ลองนึกถึงระบบงบประมาณ การบัญชีและการเงิน ของหน่วยงานรัฐบาลทั่วไป แต่ละปีเรามีการทำงบประมาณ โดยแต่ละหน่วยงานทำคำของบประมาณ และถูกกลั่นกรองในระดับต่างๆกัน จนในที่สุดเป็นไปตามคำขอของมหาวิทยาลัยตามแผนงานต่างๆ ผ่านสำนักงบประมาณ กลั่นกรองจนถึงสภาผู้แทนราษฎรกลั่นกรองอีก จนผ่านและตราเป็นพระราชบัญญัติ เมื่อได้งบประมาณแล้ว ก็เริ่มใช้ตั้งแต่วันที่ 1 ตุลา ของทุกปี ระบบการเงินและบัญชีเดิมก็จะคุมการใช้จ่าย เพราะการใช้จ่ายแต่ละรายการจะมีขั้นตอนการดำเนินการ ตั้งแต่การขออนุมัติจากหัวหน้าหน่วยงานเพื่อดำเนินการ หลังจากนั้นก็มีการดำเนินการจัดซื้อ จัดจ้าง หรือใช้จ่าย เมื่อจัดการตามขั้นตอนก็จะมีการวางฎีกาไปที่กรมบัญชีกลางเพื่อขอเบิกจ่าย มีขั้นตอนการจ่ายเงินซึ่งจะจบการทำงานของแต่ละรายการ แต่ข้อมูลรายการใช้จ่ายจะเข้าสู่ระบบบัญชีเพื่อแยกทำรายงานทางการเงินและบัญชี สังเกตว่า การทำงานเน้นการควบคุมการใช้จ่าย มากกว่าที่จะนำเอาข้อมูลมาใช้ในเรื่องการบริหารและการประเมินผลงานหรือการคิดต้นทุน ประสิทธิภาพการทำงาน ระบบบัญชีราชการจึงไม่เหมือนบัญชีบริษัทที่พยายามเน้นในเรื่องการสร้างรายงานเพื่อการบริหารและการจัดการเป็นสำคัญ มีการสร้างงบกำไรขาดทุน หรือแยกประเภทเพื่อคิดต้นทุน
ระบบบัญชีสามมิติเป็นระบบบัญชีใหม่ที่จะตอบคำถามการทำงานในเชิงบริหารมากขึ้น โดยมีมิติที่จะมองสามมิติดังนี้

มิติแรก คือ มิติหน่วยงาน มีการแยกการทำงานของหน่วยงานต่างๆออกจากกันอย่างชัดเจน เพื่อสะท้อนถึงการทำงานของแต่ละหน่วยงาน
มิติที่สอง คือ แผนงาน การทำงานของแต่ละหน่วยงานต้องมีแผนงานที่ชัดเจน และกำหนดไว้ก่อน ภายใต้แผนงานอาจมีโครงงาน ดังนั้นมิตินี้จึงมองที่ประสิทธิผลของแผนงานได้ และควบคุมให้เป็นไปตามแผน
มิติที่สาม คือ กองทุน เปรียบเสมือนกองเงินที่แยกออกเป็นกองๆ แต่ละกองมีกฎเกณฑ์การรับ จ่ายอย่างชัดเจน การใช้เงินของแผนงานใด หน่วยงานใดต้องมีความชัดเจน มีระบบงบประมาณและวัตถุประสงค์ของกองทุนชัดเจน
จากมิติที่กำหนดนี้จึงเรียกระบบบัญชีนี้ว่าบัญชีสามมิติ โดยเมื่อเขียนเป็นโมเดลความสัมพันธ์ระหว่างกันแล้วจะได้รูปแบบความสัมพันธ์ที่เชื่อมโยงถึงกันดังแสดงในรูป ความสัมพันธ์ที่เขียนนี้เพื่อเป็นรูปแบบให้เข้าใจได้ง่าย ส่วนกฎเกณฑ์ความสัมพันธ์และเงื่อนไขยังมีรายละเอียดอยู่อีกมาก

 ระบบบัญชีใหม่ใช้เกณฑ์พึงรับพึงจ่าย

การเปลี่ยนแปลงที่สำคัญอีกประการหนึ่งคือระบบบัญชีเดิมยังเป็นระบบบัญชีราชการที่เน้นการลงรับจ่ายเป็นสำคัญ ดังนั้นเกณฑ์การรับรู้รายได้ รายจ่าย ใช้เกณฑ์เงินสด หมายความว่า การรับรู้เงินต่อเมื่อได้รับเงินสดมาแล้ว ดังนั้นการทำงานจึงไม่ได้เน้นบัญชีลูกหนี้ เจ้าหนี้
สำหรับบัญชีที่กำลังดำเนินการนี้จะใช้ระบบเกณฑ์พึงรับพึงจ่าย หมายถึงการรับรู้รายได้จะรับรู้เมื่อมีความผูกพันรายได้และการตั้งเป็นลูกหนี้ เพื่อรับทราบและติดตามหนี้ได้ ส่วนรายจ่ายจะรับรู้การจ่ายเมื่อก่อหนี้ และมีเจ้าหนี้แล้ว การรับรู้รายได้ รายจ่าย จะเป็นไปตามสภาพที่เกิดขึ้นจริงและรู้สถานะได้ตลอดเวลา การเรียกเกณฑ์การรับรู้สภาพหนี้เสมือนการรับรู้ภาวะผูกพันแล้ว เราจึงเรียกว่าเกณฑ์พึงรับพึงจ่าย
ระบบบัญชีใหม่จึงมีสภาพสะท้อนการทำงานจริงของหน่วยงาน รับรู้สถานการณ์เงินที่แท้จริง และทราบผลงานการดำเนินการของตนเองอย่างชัดเจน รูปแบบบัญชีจึงมีทั้งด้านเจ้าหนี้ ลูกหนี้ หรือด้านรายรับ รายจ่าย การแยกประเภทของรายการทุกรายการที่ได้ดำเนินการไป มีการควบคุมทรัพย์สิน และสินทรัพย์เพื่อผู้บริหารใช้ในการวางแผนและการตัดสินใจได้


 การทำงานแบบกระจายแต่ระบบฐานข้อมูลเป็นแบบรวมศูนย์

เนื่องจากมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์เป็นมหาวิทยาลัยขนาดใหญ่ มีหลายวิทยาเขต มีหลายหน่วยงาน มีการดำเนินงานแบบกระจาย โดยเฉพาะระบบการเงินของมหาวิทยาลัยมีการกระจายการทำงานมานานแล้ว ไม่ว่าจะเป็นการรับ และจ่ายเงิน การจัดซื้อก็เป็นแบบกระจาย แต่ละหน่วยงานดำเนินการกันเอง การคุมวัสดุ ครุภัณฑ์และทรัพย์สินก็กระจายการทำงานออกไป ด้วยเหตุนี้เองระบบบัญชีสามมิติใหม่ก็ต้องเน้นเพื่อความสะดวกต่อการทำงานของหน่วยงาน จึงได้ออกแบบให้ระบบการทำงานเป็นแบบกระจายการทำงานออกไปที่หน่วยงาน และให้ออนไลน์กับฐานข้อมูลกลาง โดยทำงานออนไลน์ผ่านเครือข่ายนนทรี
รูปแบบการทำงานของระบบบัญชีสามมิติ ที่กำลังดำเนินการโดยทีมงาน มีรูปแบบตามโมเดลที่แสดงให้เห็นได้ดังนี้

โครงสร้างของระบบจึงเป็นระบบใหญ่และมีความซับซ้อนค่อนข้างสูง


 มหาวิทยาลัยดำเนินการพัฒนาระบบทั้งหมดเอง
เนื่องจากระบบบัญชีการเงินที่เป็นโปรแกรมสำเร็จและนำเข้ามาจากต่างประเทศมีราคาสูงมาก อีกทั้งต้องปรับแต่งให้เข้ากับระบบการทำงานของมหาวิทยาลัยได้ยาก เพราะโครงสร้างของมหาวิทยาลัยมีหลายวิทยาเขต หลายหน่วยงานที่กระจายออกไปมาก ดังนั้นมหาวิทยาลัยจึงตัดสินใจที่จะพัฒนาระบบทั้งหมดนี้เอง โดยใช้ทรัพยากรที่มีของมหาวิทยาลัยเป็นหลัก และได้รับการสนับสนุนทางด้านการลงทุนจากทบวงมหาวิทยาลัยในช่วงระยะเวลาสองปีเป็นเงินประมาณสี่ล้านบาท โดยได้เริ่มดำเนินการมาตั้งแต่เดือนสิงหาคม 2546 และจะเริ่มใช้งานในส่วนหลักก่อนในวันที่ 1 ตุลาคม 2547 และจะขยายให้ครบทุกฟังก์ชันในเวลาต่อไป
ทีมงานการพัฒนาซอฟต์แวร์ได้ใช้หลักการทางวิศวกรรมซอฟต์แวร์อย่างเต็มที่ โดยเน้นการออกแบบตามมาตรฐาน UML และพัฒนาต้นแบบให้ได้อย่างรวดเร็ว Rapid Prototype Development โดยการออกแบบความต้องการและอินพุตเอาท์พุตให้ผู้ใช้เป็นผู้ออกแบบ
บัญชีสามมิติ จึงเป็นอีก ตัวอย่างหนึ่งของความพยายามและความร่วมมือระหว่างกันของชาวมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ ที่จะนำพามหาวิทยาลัยก้าวนำไปสู่การเป็น e-University